為確保在線水中油自動分析儀監測數據的準確性、可靠性、完整性與可追溯性，從而為環境管理、污染源監控及企業合規運營提供堅實的數據支撐，特制定本檢測檔案管理制度。本制度旨在通過規范化、系統化的檔案管理，實現儀器全生命周期的質量管控。

一、 明確管理目的與核心價值

在線水中油自動分析儀是守護水環境安全，特別是監管石油類污染物排放的關鍵技術裝備。其產生的海量監測數據是評估水質狀況、追溯污染責任、優化治理工藝的核心依據。因此，建立完善的檢測檔案管理制度，根本目的在于：通過記錄儀器的各項狀態參數和維護校準信息，確保數據從產生到歸檔的全過程受控，杜絕數據篡改與丟失。

落實溯源機制：實現監測數據“來源可查、去向可追、責任可究”。任何一條數據都能追溯到當時的儀器狀態、操作人員及環境條件。

優化運維管理：完整的檔案是進行設備狀態診斷、預測性維護和生命周期成本分析的基礎，能有效指導運維工作，降低故障率，延長設備壽命。

二、 檔案內容構成要素

在線水中油自動分析儀的檢測檔案應是一個全面、動態更新的集合體，其主要內容應包括但不限于：

儀器基礎技術檔案：包括儀器的采購合同、技術說明書、合格證、出廠設置參數、安裝驗收報告及位置信息等。

日常運行監控檔案：自動監控平臺輸出的原始數據報表、歷史趨勢曲線、儀器運行狀態日志（如正常、維護、故障、停運等）。

例行維護與校準記錄：包括日常的清潔、試劑更換記錄；定期進行的零點/量程校準、標樣核查的時間、人員、方法、結果及合格判斷。

實際水樣比對試驗記錄：與國家標準方法（如紅外測油法）進行手工比對的實驗報告，包含樣品信息、比對結果、相對誤差及合格性結論。

故障維修與部件更換記錄：詳細記錄每次故障發生時間、現象、處理過程、更換的零部件型號與批次、維修人員及修復后的驗收情況。

三、 管理流程與職責要求

責任到人：應指定專職或兼職檔案管理員，負責檔案的收集、整理、歸檔與保管。運維人員須及時、準確、規范地填寫各類記錄表單。

電子與紙質雙軌并行：充分利用儀器自控系統的數據存儲與導出功能，建立電子檔案庫。同時，關鍵的簽字確認記錄、報告等需保留紙質檔案，并做好電子與紙質檔案的索引對應。

定期歸檔與檢查：建立月度或季度歸檔機制，定期對檔案的完整性、規范性進行檢查，及時發現并糾正問題。

安全與保密：設置檔案查閱權限，確保數據安全。電子檔案應進行異地備份，紙質檔案應存放于防火、防潮、防盜的專用柜中。

保存期限：監測原始數據、校準、校驗、比對報告等重要檔案的保存期限應嚴格遵守國家環保規定的三年以上要求，關鍵檔案建議永久或長期保存。